Conditions d'utilisation de Vardify

Les présentes conditions constituent le contrat entre Nivorbit Teknoloji Limited Şirketi (« Nivorbit ») et l'entreprise qui ouvre un compte Vardify (l'« Abonné », « vous »). Lorsque vous cochez la case en ouvrant votre compte, la version du présent texte que vous avez cochée est conclue entre vous et Nivorbit.

Ne passez pas cette partie. Vardify calcule le temps de travail, les heures supplémentaires, les droits à congés et les données d'entrée de la paie. Ce qui résulte de ces calculs, ce sont les salaires de quelqu'un. Les articles 3 et 9 indiquent qui est responsable de ce résultat, et la réponse est en grande partie : vous.

1. Parties et définitions

• Nivorbit — Nivorbit Teknoloji Limited Şirketi, Sarıcaeli Köyü, Sarıcaeli Küme Evleri No: 29 İç Kapı No: 109, 17100 Merkez / Çanakkale, Türkiye. Registre du commerce : 0631151313600001. Centre des impôts / numéro : Çanakkale Vergi Dairesi, 6311513136.
• Abonné — L'entreprise qui ouvre et utilise le compte Vardify. Il peut s'agir d'une personne morale ou d'un entrepreneur individuel.
• Service — Le panneau web Vardify, l'application mobile, l'application de borne et la partie serveur qui les sous-tend.
• Utilisateur final — Toute personne qui accède au Service sous l'autorité de l'Abonné : propriétaire, responsable et salariés.
• Données d'exploitation — Toute donnée que l'Abonné ou ses Utilisateurs finaux saisissent dans le Service, ou que le Service produit à partir de celles-ci. Les données à caractère personnel des salariés y sont comprises.

2. Formation et acceptation

1. Le contrat est formé lorsque vous cochez la case « J'ai lu et j'accepte les Conditions d'utilisation » en ouvrant votre compte. La version, la date et l'heure du texte que vous avez coché sont enregistrées.
2. Vous ne pouvez pas utiliser le Service sans cocher la case. À l'inverse, l'utilisation du Service ne vaut pas en soi acceptation : l'acceptation est une déclaration distincte, cochée.
3. La personne qui ouvre le compte déclare être habilitée à engager l'Abonné.
4. Si les présentes conditions sont modifiées, la nouvelle version est notifiée par e-mail et dans le panneau au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Si vous n'acceptez pas la nouvelle version, vous pouvez résilier pendant le délai de préavis et exporter vos données (voir l'article 8).

3. Ce que couvre le Service et — surtout — ce qu'il ne couvre pas

Vardify produit des plannings de postes, la collecte des disponibilités, des relevés de pointage d'arrivée et de départ (feuilles de temps), des approbations de congés et d'échanges de postes, la répartition des pourboires, des rapports de coûts de main-d'œuvre et des éléments de préparation de la paie. Lorsque la fonctionnalité de réseau de franchise est activée, il partage des données agrégées avec le centre du réseau au niveau choisi par l'Abonné.

Vardify n'est ni un service de paie, ni un service de comptabilité, ni un service de conseil fiscal ou juridique. Le produit effectue des calculs de temps de travail et de congés à partir des règles du pays dans lequel votre entreprise est immatriculée — la durée normale hebdomadaire de travail, les heures supplémentaires, les temps de repos, les jours fériés, les congés annuels et le maintien du salaire en cas de maladie — et propose des valeurs par défaut pour ceux-ci. Chaque règle indique à l'écran si elle a été tirée de la législation ou si elle est indicative. Il s'agit d'une aide, non d'un conseil juridique :

1. Les données d'entrée de ces calculs sont vos données. Un horaire de poste mal saisi produit un nombre d'heures supplémentaires erroné.
2. La législation évolue ; le produit peut refléter une modification avec retard.
3. Lorsqu'une règle est signalée comme indicative ou absente, le produit n'applique rien et vous demande de saisir votre propre valeur ; une durée de conservation affichée par défaut n'est pas une durée légale.
4. L'Abonné est responsable de l'exactitude des salaires dus, des retenues, des déclarations sociales et des obligations fiscales. Vardify ne signe pas la paie.

Vérifiez chaque chiffre produit par le produit avant de payer sur cette base.

4. Obligations de l'Abonné

1. Données exactes. Vous maintenez exactes et à jour les informations relatives aux établissements, aux salariés, aux rémunérations et au temps de travail.
2. Les obligations de protection des données envers vos salariés vous incombent. Pour les données à caractère personnel de vos salariés, vous êtes le responsable du traitement (art. 4, point 7, du RGPD) et Nivorbit est le sous-traitant (art. 4, point 8). L'obligation d'information (art. 13 et 14), la base juridique de chaque traitement (art. 6 et 9), le registre des activités de traitement (art. 30) et toute analyse d'impact (art. 35) vous incombent. Le produit offre des outils qui facilitent ces tâches (modèles de notices d'information, enregistrements de consentement, liste de contrôle du dossier du personnel) mais n'en assume pas l'obligation. Voir l'accord de traitement des données.
3. Localisation et appareil. La localisation n'est lue que lorsque l'application est ouverte et par l'intermédiaire de l'autorisation de localisation du système d'exploitation du téléphone : lors du pointage, pour le contrôle du périmètre géographique de l'établissement et du Wi-Fi, ainsi que dans la recherche d'entreprise ou d'établissement (envoyée par le serveur à Google Places). Le contrôle effectué sur l'appareil par l'application pour savoir si la personne se trouve dans l'établissement ne quitte jamais le téléphone. Il n'y a aucun suivi de la localisation en arrière-plan ni en continu. La base juridique du traitement de la localisation de vos salariés vous est propre (exécution du contrat de travail, obligation légale ou intérêts légitimes, art. 6, par. 1, points b), c) ou f), du RGPD) et ne doit pas reposer sur le consentement du salarié. Il vous incombe d'informer vos salariés de ce traitement et de décider comment un téléphone sans autorisation de localisation effectue le pointage (par exemple la borne, le code QR ou le NFC).
4. Sécurité des accès. Vous protégez les identifiants de votre compte et supprimez l'accès des personnes qui partent. Les actions effectuées depuis votre compte vous sont attribuées.
5. Utilisation licite. Vous n'utiliserez pas le Service pour surveiller les salariés en continu, pour les profiler d'une manière que le produit n'offre pas, ni à aucune fin contraire à la loi. Vardify n'utilise ni données biométriques ni reconnaissance faciale ; cette limite est un choix délibéré du produit.
6. Pas de rétro-ingénierie, pas de sous-licence du Service, pas de surcharge de celui-ci par des outils automatisés.

5. Utilisateurs finaux

Donner accès au Service à vos salariés ne les rend pas parties aux présentes conditions ; la relation est avec vous. L'Abonné est responsable de l'utilisation du Service par les Utilisateurs finaux. Les droits des salariés sur leurs propres données à caractère personnel (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition) demeurent intacts dans tous les cas, et le produit permet de les exercer depuis l'application.

6. Tarifs

1. Formules et limites. Les formules, prix et limites sont indiqués sur la page de tarification et dans le panneau, dans la devise de votre marché, et sont ceux en vigueur le jour de votre souscription.

   • Gratuite — Gratuite à vie : 1 établissement, jusqu'à 5 salariés, 1 responsable et des fonctionnalités limitées.
   • Formules payantes — Tarifiées par entreprise : le prix de la formule comprend le premier établissement et un nombre de salariés pour l'ensemble de l'entreprise ; chaque établissement supplémentaire est facturé séparément au prix d'établissement supplémentaire de la formule indiqué. Payables mensuellement ou annuellement. La facturation annuelle offre deux mois gratuits et est facturée d'avance pour l'année. Chaque salarié au-delà du nombre inclus dans la formule est facturé comme un poste supplémentaire au prix par poste indiqué.
   • Devis spécial — Nivorbit peut remettre à l'Abonné un devis écrit qui lui est propre pour une formule payante : le prix, les établissements et salariés qu'elle comprend ainsi que les prix des établissements et salariés supplémentaires sont fixés dans le devis. Le devis est affiché dans le panneau et est accepté par le paiement de la formule ; un devis accepté constitue le prix de cette formule pour l'Abonné.

2. Essai. Une nouvelle entreprise bénéficie d'un essai de 30 jours avec toutes les fonctionnalités, sans carte bancaire requise. Si l'essai prend fin sans qu'une formule ait été choisie, l'entreprise passe à la formule Gratuite et aucune donnée n'est supprimée. Si l'entreprise dépasse les limites de la formule Gratuite (par exemple, plus de 5 salariés), le compte passe en lecture seule jusqu'à ce qu'une formule soit choisie ou que le nombre de salariés soit ramené à la limite.

3. Paiement. Vardify n'est vendu que sur le web ; il n'y a aucun achat dans l'application mobile. Les commandes sont traitées par Paddle.com Market Ltd (« Paddle »), notre revendeur en ligne et Merchant of Record, qui encaisse le paiement, émet la facture, gère la TVA et effectue les remboursements selon ses propres conditions d'achat. Nivorbit ne voit ni ne conserve vos données de carte.

4. Taxes. Les prix sont affichés tels que la page de paiement de Paddle les présente pour votre pays ; Paddle calcule et perçoit la TVA ou toute autre taxe applicable en vertu de la loi. Lorsque vous fournissez un numéro d'identification TVA valide et que le mécanisme d'autoliquidation s'applique, la facture le mentionne et n'indique pas de TVA.

5. Les modifications de prix sont notifiées au moins 30 jours à l'avance et prennent effet au premier renouvellement suivant la notification. Un prix garanti promis dans une offre écrite (par exemple aux clients fondateurs) est respecté pendant la durée indiquée dans cette offre.

6. Défaut de paiement. Si le paiement ne peut pas être encaissé, le compte est d'abord fermé aux opérations d'écriture puis suspendu après 14 jours. Les données d'un compte suspendu ne sont pas supprimées ; l'article 8 s'applique.

7. Niveau de service, indisponibilité et garantie

1. Nivorbit fournit le Service avec un soin raisonnable mais ne garantit pas qu'il fonctionnera sans interruption ni sans erreur. Engagement contractuel de disponibilité : aucun.
2. La maintenance planifiée est effectuée, dans la mesure du possible, aux heures creuses et annoncée à l'avance.
3. Nivorbit n'est pas responsable des interruptions de services tiers (notifications, e-mail, paiement, fournisseur d'identité).

8. Résiliation et sort de vos données

1. L'Abonné peut résilier à tout moment depuis le panneau. La résiliation prend effet à la fin de la période payée ; les sommes payées d'avance ne sont pas remboursées.
2. Nivorbit peut résilier moyennant un préavis de 30 jours en cas de manquement grave aux présentes conditions.
3. Vous disposez de 30 jours après la résiliation pour exporter vos données. L'export s'effectue depuis le panneau et est gratuit.
4. À l'issue de ces 30 jours, les Données d'exploitation sont supprimées. La seule exception concerne les documents qui doivent être conservés en vertu de la loi ; ceux-ci ne sont conservés que pendant la durée légale applicable et uniquement aux fins de cette conservation.
5. Nivorbit n'utilise pas les Données d'exploitation à ses propres fins après la résiliation.

9. Limitation de responsabilité

1. La responsabilité totale de Nivorbit au titre du présent contrat est limitée aux sommes payées par l'Abonné au cours des 12 mois précédant la survenance de la réclamation.
2. Nivorbit n'est pas responsable du manque à gagner, de la perte d'activité, de l'atteinte à la réputation ni des dommages indirects.
3. Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol ou de faute lourde de Nivorbit, ni à la responsabilité que le droit applicable ne permet pas de limiter.
4. En vertu de l'article 3, l'exactitude des calculs des salaires, retenues, cotisations sociales et impôts relève de la responsabilité de l'Abonné. Lorsque l'Abonné effectue un paiement à un tiers à la suite d'un tel calcul, il ne dispose d'aucun recours contre Nivorbit.

10. Propriété intellectuelle

Le logiciel, l'interface, la conception et la marque du Service appartiennent à Nivorbit. Le présent contrat ne vous confère qu'un droit d'utilisation non exclusif et non cessible pour la durée de l'abonnement. Les Données d'exploitation vous appartiennent ; Nivorbit ne détient que l'autorité de traitement nécessaire à la fourniture du Service.

Les mesures utilisées pour améliorer le produit sont limitées à des données agrégées de telle sorte que ni une personne ni une entreprise ne puisse être identifiée.

11. Confidentialité

Nivorbit préserve la confidentialité des informations commerciales de l'Abonné. Le traitement des données à caractère personnel est régi par la politique de confidentialité et l'accord de traitement des données ; en cas de conflit, l'accord de traitement des données prévaut.

12. Force majeure

En cas d'événements échappant au contrôle des parties — catastrophe naturelle, guerre, épidémie, cyberattaque, pannes d'infrastructure et d'électricité, décisions de l'autorité publique — les obligations sont suspendues pendant la durée de l'empêchement. Si l'empêchement dépasse 30 jours, chaque partie peut résilier sans indemnité.

13. Cession

L'Abonné ne peut céder le présent contrat sans le consentement écrit de Nivorbit. Nivorbit peut le céder en cas de fusion ou de cession d'activité ; la cession est notifiée et l'Abonné peut résilier s'il le souhaite.

14. Droit applicable et juridiction

Le droit turc s'applique au présent contrat. Les tribunaux d'İstanbul Anadolu sont compétents pour les litiges. Les dispositions impératives du droit du pays d'établissement de l'Abonné auxquelles il ne peut être dérogé par convention — y compris le droit de la consommation et de la protection des données — demeurent inchangées.

15. Langue

La version anglaise du présent document fait foi. Les versions dans d'autres langues, lorsqu'elles sont fournies, le sont à titre informatif ; en cas de divergence entre les traductions, le texte anglais prévaut.

16. Contact

Nivorbit Teknoloji Limited Şirketi · Sarıcaeli Köyü, Sarıcaeli Küme Evleri No: 29 İç Kapı No: 109, 17100 Merkez / Çanakkale, Türkiye · hello@vardify.com · +90 533 399 64 86