Die ganze Region in einem Lauf
Das System besetzt alle Filialen der Region gemeinsam. Die Varianten stehen Filiale für Filiale nebeneinander; eine offene Schicht sagt, zu welcher Filiale sie gehört.
Für Ketten und Filialbetriebe
Jede Filiale, jede Region, ein Plan.
Café-, Restaurant- oder Handelskette: Dienstplan, Zeiterfassung, Kasse und Lohndatei laufen in jeder Filiale nach demselben Muster. Eine Filiale, eine Region oder der ganze Betrieb, auf einem Bildschirm.
- Planung für ganze Regionen
- Gemeinsamer Mitarbeiterpool
- Franchise-Netzwerke
platform.vardify.com
Planung
Eine Region, eine Woche.
Die Regionalleitung plant die Woche aller Filialen in einem Durchgang. Jede Person steht dort, wo sie an dem Tag gebraucht wird.
platform.vardify.com
1 2 Ein gemeinsamer Mitarbeiterpool
Jede Person hat eine Stammfiliale und arbeitet bei Bedarf in einer anderen Filiale der Region. Urlaub, Vorschüsse und Stundenzettel gehören der Person und werden nicht nach Filialen aufgeteilt.
3 Niemand an zwei Orten
Wer in einer anderen Filiale Schicht hat, erscheint für diese Stunden als belegt. Eine zweite Filiale kann ihn zur selben Zeit nicht einplanen.
4 Der Bedarf nennt die Besetzung
Umsätze und vergangene Wochen zeigen, wie viele Leute jede Filiale zu jeder Stunde braucht.
Vor Ort
Wer kam, was erledigt ist: mit Nachweis.
Dieselbe Zeiterfassung und derselbe Nachweis in jeder Filiale. Ohne Kartenleser, ohne Drehkreuz.
- ▦
Wechselnder QR-Code
Das Tablet der Filiale zeigt einen QR-Code, der sich ständig erneuert; gescannt wird mit dem eigenen Handy.
- ◎
NFC-Tag
Ein Tippen auf den Tag an der Tür genügt.
- ⌁
Netzwerk oder Standort der Filiale
Ein Scan zählt nur aus dem Netzwerk der Filiale oder innerhalb ihres Umkreises. Ein Foto des Tags, zu Hause aufgenommen, nützt nichts.
- #
PIN für alle ohne Handy
Eine persönliche PIN am Tablet. Fällt das Internet aus, bleibt der Eintrag erhalten und geht raus, sobald die Verbindung zurück ist.
- ▶
Foto oder Video
Öffnungs- und Schließpunkte und Aufgaben werden mit einem Foto oder einem kurzen, stummen Video abgeschlossen.
- ↻
Kontrollrunden
Toiletten, Lager, Kühlraum: Der Code vor Ort wird zur festgelegten Zeit gescannt, auf Wunsch mit Foto. Eine verpasste Runde ist sichtbar.
Kasse und Personalkosten
Die Kasse jeder Filiale schließt jeden Abend.
Umsatz, Personalkosten und Kassendifferenz pro Filiale, mit Summen für Region und Betrieb.
Kassenabschluss
Umsatz, Z-Bon, Zählung und Kartenzahlungen werden am selben Abend abgeglichen. Gibt es eine Differenz, schließt der Tag erst, wenn sie erklärt ist.
Personalkosten zum Umsatz
Die wöchentlichen Personalkosten jeder Filiale und ihr Anteil am Umsatz. Eine Woche, die das Budget sprengen würde, meldet sich vor der Veröffentlichung.
Filiale, Region, Betrieb
Dieselben Zahlen für eine Filiale, eine Region oder den ganzen Betrieb.
Personalarbeit
Vom Urlaub bis zur Lohndatei: eine Regel in jeder Filiale.
Anträge kommen übers Handy, Entscheidungen sind dokumentiert, zum Periodenende liegt die Datei bereit.
☼ Urlaub
Beantragt am Handy, genehmigt von der Leitung. Stoßzeiten lassen sich für Urlaub sperren.
⇆ Tausch und Übergabe
Wer nicht kann, gibt die Schicht an passende Kolleginnen und Kollegen ab oder tauscht sie; die Regeln werden für beide neu geprüft.
! Verspätungsprotokoll
Wiederholte Verspätungen werden protokolliert. Die Stellungnahme schreibt der Mitarbeitende am Handy, die Entscheidung wird festgehalten.
✓ Stunden bestätigen
Vor dem Abschluss sieht jede Person ihre eigenen Stunden und bestätigt sie oder widerspricht.
⇣ Die Lohndatei
Zum Periodenende kommt die Datei im Format, das das Lohnprogramm Ihres Steuerbüros erwartet.
₊ Vorschüsse
Vorschüsse werden am Handy beantragt und von der Leitung genehmigt; der Eintrag bleibt bei der Person.
♢ Trinkgeld
Trinkgeld zählt nicht zum Umsatz; es wird auf Personen verteilt, und jede sieht ihren eigenen Anteil.
¶ Schichtbuch
Die Spätschicht hinterlässt eine Notiz, die Frühschicht am nächsten Tag liest sie. Sie bleibt im Buch, bis sie erledigt ist.
Rollen und Struktur
Wer was sieht, entscheiden Sie.
Filialen gehören zu Regionen, Personen zu Gruppen. Jede Berechtigung gilt in einer Filiale, einer Region oder im ganzen Betrieb.
Im Betrieb
Gruppen, Regionen, Nachweise
Eigene Gruppen
Berechtigungen werden in Gruppen gebündelt; eine Untergruppe erbt die Rechte der übergeordneten.
Regionalleitung
Die Regionalleitung sieht und plant nur die Filialen ihrer Region.
Datenschutz und Einwilligung
Mitarbeitende lesen und bestätigen die Datenschutztexte in der App; welche Fassung wann bestätigt wurde, bleibt gespeichert.
Franchise-Netzwerk
Zentrale und Franchisenehmer
Der Blick der Zentrale
Die Zentrale sieht Personalkosten, Umsatz, Stunden und offene Schichten jedes Franchisenehmers nebeneinander. Personenbezogene Daten der Mitarbeitenden bleiben beim Franchisenehmer.
Vorlagen und Mitteilungen
Schichtvorlagen und Mitteilungen gehen in einem Schritt an das ganze Netzwerk; Sie sehen, wer sie erhalten hat.
Franchisenehmer sehen, wo sie stehen
Jeder Franchisenehmer sieht seine Position gegenüber dem Median des Netzwerks; Name oder Zahlen anderer erscheinen nie.
Preise
Preis pro Betrieb, ein fester Aufschlag pro Filiale.
Die erste Filiale ist im Tarif enthalten; jede weitere ist ein fester monatlicher Aufschlag je nach Tarif. Kostenlos testen, ohne Karte.
Loslegen
Einmal einrichten. Der Rest ist Sache des Systems .
Branche wählen, Team aus Excel oder per Beitrittscode anlegen, die erste Woche veröffentlichen. Kostenlos testen; keine Karte nötig.
Inhaber und Manager